人事代理
当前您的位置: 首页 > 人事代理 > 简介与内容

关于做好档案管理工作的思考

时间:2013/3/1  点击:3071

近年来,随着档案管理体制的改革和管理制度的变化,对档案管理工作的要求越来越高,教师管理科全体成员在多年实践的基础上,结合省内外友好人才中心的管理经验,对人事档案管理规范化建设、标准化建设、信息化建设及网上业务办理等方面做出以下思考:

一、发展的方向

(一)重视基础工作

档案的出入库除了在系统中进行操作以外,还必须有一套完整的纸质的登记册,登记档案从进入中心到离开中心的整个过程,避免系统瘫痪造成无法挽回的损失;新建档案和补充材料录入系统后,要及时向对应的代理前台收取新建档案和补充材料,并及时处理入库,而且代理前台可以实时监督对新建档案和补充材料的处理情况,两个岗位工作人员都应及时要对当天工作进行检查复核。

(二)探索管办分离

按照建立统一、规范、灵活的人力资源市场的要求,本着资源整合、优势互补、并行发展的指导思想和“集中归口、分类管理、先易后难、稳步推进”的原则,积极探索公共服务与市场化服务逐步分离,旨在探索打造管理体制统一、服务标准规范、运行机制健全的人事档案公共服务环境。如青岛市所属市人才市场加挂了“青岛市人力资源和社会保障局人事档案中心”牌子。人事档案中心的主要职责是负责人事档案服务平台的建设、运行和维护,负责社会化管理的企业退休人员和流动人员人事档案的统一存放和日常服务工作。”同时还成立了档案管理处,对人事档案管理市场化业务进行指导,并进行理论研究,制定和解释相关政策。

(三)服务积极主动

走在改革前列的一些人才中心,除了有档案代理、户籍管理、计划生育和职称评审等业务外,还为代理单位员工代买社保、代缴公积金,办理员工的社保和公积金的转移工作,而且对重点客户提供上门服务,并满足代理单位的个性化需求。

(四)办事规范有序

合理整合资源,做到一站式业务办理,不让办事人员在跑来跑去。建议使用排号机和相应的显示设备,让整个服务现场显得很安静、很有秩序。

(五)积极拓展新业务

为了减少用人单位聘用新员工的风险,同时也为了人才自身的职业发展,在个人授权的前提下,通过信息检索、仪器检测、外调核实等手段,对相关人员的证书证件、工作经历、工作业绩、奖惩记录、专利、发明等进行核查和认定,并形成认定书或认定报告,积极为代理单位服好务。

二、面对的问题

(一)政策法规管理力度不足且陈旧落后。原劳动部门制定的都是法律法规,而人事部门制定的基本上都是规章制度,管理力度就不如法律更加有效。而且相关的政策法规都比较陈旧,人事档案管理主要依据的《流动人员人事档案管理暂行规定》还是1996年制定的,并且依然是暂行规定。如今人事系统与劳动系统已经合并,但没有制定相关的政策法规进行统一规范与管理。

(二)流动人员人事档案管理体制不顺畅。人事、劳动、教育等部门多头管理,甚至有不具备人事档案管理资格的企业和个人越权、违规管理等现象。这既造成了流动人员人事档案管理秩序混乱,又对流动人员人事档案的安全性、真实性构成了严重的威胁,使档案管理缺乏严肃性和公信力。

(三)服务标准不统一。各地服务标准各异,而且没有机构进行统一规划和管理。各地改革进度和方向不一致,使得档案相对人在办理业务时左右为难,尤其是人事与劳动合并后,还没有制定统一的政策法规,造成了“诸侯割据”的局面。青岛市尽管成立了“档案管理中心”,也赋予了职责。但档案管理中心只负责制定标准和规范,人员、档案实质还是各管各。

(四)档案功能弱化。由于人事档案在材料收集范围和利用对象等方面有着严格的限制,加之档案相对人的档案意识淡薄不注重档案,使得人事档案的功能弱化,从而衍生出诚信档案、业绩档案等,比如青岛进行的证书、工作履历的认定。

(五)档案管理费问题。档案管理费目前仍是大部分人才中心的主要收入来源,它有着投入少、收益大的特点,比如中国北方人才市场2011年光档案管理费收入就有2800万,但是其各项成本总和不到400万。但是档案管理费历来饱受诟病,而且有些地区已经取消了档案管理费,全国范围内取消也是必然趋势,那么后收费时代人事档案如何进行管理、人才中心如何生存?

(六)档案自带问题。档案自带问题是个普遍存在的问题,天津、青岛也遇到过由于档案自带而产生的纠纷,但是两地都没有严格禁止档案自带的情况,尤其是中国北方人才市场档案接收的主要方式就是个人密封自带,由代理部前台负责接收,这样做有两个好处,一是档案能够及时审核,发现问题(比如材料缺失、误入等问题)能及时与档案相对人进行沟通并及时解决,二是档案信息录入更加准确,有些相互矛盾的信息或重要信息缺失的情况能和档案相对人进行沟通予以确认。

三、对策和建议

(一)人事档案管理改革势在必行,但应是自上而下的,可以由下促上。必须有一个机构统领改革,比如人力资源和社会保障部或全国人才中心负责制定新的、与时俱进的政策法规、行业规范和服务标准等,推动整个人才服务机构的改革,而不是一个地区范围内的局部改革,但不是局部改革不可取,局部改革一定程度上可以促进全国范围内改革的推进。

(二)积极开拓新业务,提升档案利用价值的同时也解决档案管理费问题。既可以像青岛市人才流动服务中心一样开展以证书认定和工作履历认定等为基础诚信档案,可以改革人事档案材料的收集范围,将原来不属于人事档案收集范围内,但是对人力资源管理和人才职业发展有重要价值的材料收入归档范围内。在取消档案管理费后,可以充分利用档案的价值,为代理单位和个人提供新的个性化的人才服务,收取一定的服务费。

(三)数据信息安全很重要,中国北方人才市场的“登记表方法”虽然严谨,但是稍微有点落后,已经积极推进档案信息的异地备份制度,在天津考察时,中国北方人才市场的同仁也提出了在技术和时机成熟时,天津和成都可以建立对方的异地档案信息数据库,实现相互的数据异地备份。

(四)代理业务应更加积极主动,尤其是单位代理的重点客户应提供上门服务,比如代理单位形成的档案补充材料应上门收取等。而且在人事与劳动合并的背景下,人才中心与社保局可以说是一家人,可以与社保局协调在人才中心设点办公或由人才中心为代理人员代办社保。

(五)对于档案转递方式不能死守传统,传统人事档案转递要求的机要交通方式和单位专人转递方式都存在着一定的问题,而个人密封自带也有其优势,加之物流的迅速发展,快递物品更加安全和快捷,所以档案转递方式的选择不能固步自封,应该顺应时代潮流,在其他方面加以改进保证档案的安全,比如:转递档案事物的同时转递档案基本信息、目录信息和电子档案等。